Prestação de Contas em Condomínios, como realizar?
Na administração de qualquer empresa, a transparência é um fator fundamental. O mesmo se aplica a condimínios, onde a prestação de contas anual é obrigatória.
É se suma importância que todas as movimentações financeiras feitas pelo sindico seja justificada por essa importante ferramenta chamada prestação de contas.
Prestação de contas: definição
Podemos chamar de prestação de contas a apresentação de informações através de relatórios sobre todas as transações econômicas detalhadas em um determinado período de tempo, contendo dados sobre o patrimônio bruto, líquido, receitas e também despesas de um condomínio.
Nesta prestação de contas, devem-se apresentar a documentação original (boletos, recibos etc) comprovando a veracidade das informações contidas no relatório. Com essa documentação a prestação de contas tem valor jurídico garantido. Sendo asssim, a prestação de contas pode comprovar de forma legal todos os gastos e todos os ganhos desse condomínio durante o período de tempo demonstrado no relatório.
Quem deve fazer a prestação de contas?
Durante a assembléia geral, o Síndico deve apresentar a prestação de contas elaborada por ele, porém a administradora do condomínio pode lhe auxiliar no processo de desenvolvmento da documentação. Nós da Grupo AtualSP auxiliamos os síndicos na elaboração da prestação de contas dos condomínios que assistimos.
Porque realizar a prestação de contas?
A prestação de contas é impressindível para que todos os interessados tomem ciência da movimentação financeira do condomínio. Através dela os condôminos saberão de onde vêm as despesas, os gastos e até possibilita o planejamento de futuros gastos a partir da reserva que possui o condomínio.
Elaboração do Documento
Nós da Grupo AtualSP temos total experiência neste processo importantíssimo aos condomínios e vamos dar algumas dicas sobre os relatórios:
1. Orçamento
Você deve fazer um comparativo entre o orçamento que foi planejado para os gasto e as receitas e o que realmente foi realizado. As diferenças devem ser analisadas e mostradas.
2. Receitas
No relatório de receitas deve constar uma lista de condôminos adimplentes, condôminos inadimpletes e outras fontes de receita como aluguéis de salões ou outros espaços do condomínio. É importante que o relatório apresente os acréscimos de receita por multas por atraso.
3. Despesas
O relatório de despesas deve ser dividiso em três tipos de despesas:
-Fixas: despesas mensais com valores próximos como folha de pagamento, contratos fixos, seguros, administrativos etc;
-Variáveis: despesas que variam de valores mensalmente, como manutenções programadas;
-Extras: despesas como obras e consertos de emergência.
Já é preciso informar despesas de emergência, para agilizar o orçamento da próxima gestão, assim q aprovado, facilitando o processo.
4. Balancete
Este relatório pode ser feito mensalmente, contendo o resumo das despesas e receitas do condomínio, bem como o saldo do mês e o saldo atual. É constituído pelo saldo do mês (diferença entre as receitas e despesas do mês atual) e pelo saldo atual que é o total que o condomínio tem em caixa (soma do quanto o condomínio tinha em caixa no mês anterior com o saldo mês atual).
5. Condôminos Inadimplentes
Elaborar um relatório com dados, porcentagens, valores e as ações para redução de inadimplência no condomínio.
Quando deve ocorrer a prestação de contas?
A periodicidade da prestação de contas pode variar de acordo com a lei de cada condomínio. Usualmenet ela ocorre mensalmente, mas pode ser realizada na assembleia geral por exemplo.
Elaboração da Pasta
Unindo todas as informações que apresentamos anteriormente, a pasta de prestação de contas deve ficar acessível a todos os moradores e conselheiros. Nela deverá conter todas as movimentações financeiras e documentação sobre o que ocorreu no condomínio durante determinado ano.
Nesta pasta, pode ser incluida a Planilha de Prestação de contas, documento que pode ser físico ou digital que mostra as movimentações financeiras mês a mês.
Ao montar a pasta, faça um resumo do que está sendo apresentado naquela mês, para facilitar o entendimento daqueles que vão verificar a pasta.
Existe lei para a apresentação desse documento?
Sim, segundo o Art. 1.348 do Código Civil brasileiro, o síndico é obrigado a prestar contas à assembleia anualmente e/ou quando exigido. Assim, o condômino pode pedir para conferir as contas do condomínio sempre que achar necessário.
A prestação de contas anual deve ocorrer na Assembleia Geral Ordinária (AGO), a reunião de condomínio focada na aprovação das despesas dos últimos 12 meses e na previsão orçamentária para o próximo ano. Recomendamos que seja feita no início do ano, o período de janeiro a março. Mas cada síndico deve seguir as normas e prazos estipulados pela convenção do condomínio.
Outra dúvida muito comum é a respeito do prazo para se exigir a prestação de onta dos síndicos anteriores: Se apresentação anual não for feita, o prazo de prescrição da prestação de contas em condomínio é de três anos, conforme explica o Art. 206 § 3o.
Conselho Fiscal
Com relação a prestação de contas do condomínio, o conselho fiscal (formado por parte dos membros da diretoria) fica responsável por analisar todos os gastos feitos ao longo do ano, além de assessorar o síndico sobre a utilização dos recursos.
Bom, você pode estar um pouco confuso ou com dúvidas a respeito de todo o processo, mas fique tranquilo! Nós da Grupo AtualSp somos uma empresa especializada na Administração de Condomínios e podemos assessorar e auxiliar em todo o processo que envolve a Prestação de Contas.
Nosso trabalho consiste em suprir as demandas administrativas e burocráticas do seu condomínio seja ele residêncial, comercial ou uma associação. Contamos com uma equipe especializada e pronta pra atender todas as necessidades de seu condomínio e somos filiados a SECOVI, maior sindicato imobiliário da América Latina.
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