Gestão de Encomendas em Condomínios
No momento de pandemia em que estamos vivendo atualmente, a compra online teve um grande aumento.
A gestão de encomendas é um método que, principalmente os condomínios, tive que se adaptar ainda mais. Pois uma boa gestão dentro do seu condomínio faz com que ele ganhe ainda mais versatilidade e trará aumento na qualidade de vida dos moradores.
Nós do Grupo AtualSP iremos te ajudar a entender como realizar uma boa gestão de encomendas no seu condomínio.
Gestão de Encomendas: Como Funciona?
Uma boa gestão de encomendas no seu condomínio é perfeita para evitar futuros problemas no como por exemplo o extravio.
O extravio é um dos piores problemas de encomenda que pode acontecer dentro de um condomínio, pois o próprio condomínio que irá arcar com a perda da encomenda do morador.
Fazer uma gestão com eficiência, segurança e cautela, serve para isso: fazer com que o síndico e o condomínio não corram o risco de cair em problemas.
Para que o síndico possa estabelecer uma boa gestão de encomendas o primeiro passo é estabelecer regras que pense em todos os pontos de como uma entrega de encomendas funciona.
O melhor momento de definir as regras para a gestão de condomínios é quando houver uma assembleia geral de condomínios, e após a reunião o síndico deve realizar uma vistoria das regras com a sua administradora de condomínios para verificar se todas podem ser aplicadas.
O Grupo AtualSP separou as principais medidas que o síndico deve levar em consideração no momento de estabelecer as regras que irão moldar a estrutura da gestão de encomendas do seu condomínio a seguir.
Regras
Primeiramente o síndico deve estabelecer regras, e como dissemos anteriormente, o melhor local para estabelece-las é na assembleia geral com o condomínio.
Regras movem empresas, lares e principalmente condomínios. Por isso o síndico deve estabelecer regras na assembleia que todos os moradores concordem, assim todos ficam de acordo tendo garantia de que todos irão cumprir as regras no momento da encomenda.
As principais regras que são estabelecidas nos condomínios hoje em dia são:
- Prazo que o morador pode fazer a retirada da encomenda a portaria;
- Comprovante de encomenda, que deve ser assinada pelo dono da encomenda;
- Tamanho limite que as entregas deveram ter;
- Aviso do morador sobre encomenda que estaria sendo enviada.
Funcionários Atualizados
Nos condomínios, geralmente quem recebe as encomendas são os funcionários como a portaria ou segurança. E para que não ocorra qualquer problema, o síndico após ter estabelecido todas as regras de encomendas na assembleia geral. deve passá-las para os funcionários que fazem o recebimento das entregas do condomínio.
Esse tipo de comunicação de atualização por parte do síndico para com seus funcionários, aumenta os laços do condomínio evitando assim problemas futuros para os funcionários e para os moradores.
Após o síndico ter atualizado os funcionários das regras de encomendas, é obrigação do funcionário receber as encomendas dentro das novas regras.
Prazo de Retiradas
O prazo de retirada de encomendas é essencial para que o condomínio possa se manter em ordem.
Uma boa opção para que essa organização ocorra de uma maneira adequada, é separar um espaço do condomínio como um pequeno armazém. Esse armazém será responsável por guardar todas as encomendas dos moradores do condomínio.
Apenas os funcionários que fazem o recebimento que terão acesso ao armazém. E quando o morador for fazer a retirada, ele deve assinar um documento que ficará no armazém informando que fez a retirada.
Vale ressaltar que quando o morador realiza a compra de um produto, deve informar aos funcionários a respeito desta encomenda que será recebida em determinados dias e terá determinado tamanho. Assim, os funcionários estarão cientes de que sua encomenda irá chegar e poderão se preparar para ela dependendo do tamanho.
Caso o funcionário que receba as encomendas provoque algum problema, o síndico deve intervir para solucioná-lo.
Gestão de Encomendas é um ponto que todos os condomínios devem ter apego principalmente durante a pandemia. Ela irá trazer para o seu condomínio mais segurança, credibilidade e o mais importante, organização.
O Grupo AtualSP poderá te ajudar a realizar regras essências para a sua gestão de entregas. Regras que serão feitas com cautela, praticidade e qualidade para você e seu condomínio.
Nós do Grupo AtualSP somos uma equipe formada por empreendedores das áreas Contábil, Comercial, Operacional, Administrativa, Financeira e Jurídica e podemos administrar seu condomínio e lhe auxiliar com toda a organização e gestão de seu empreendimento.
Gostaria de mais informações ou tirar dúvidas sobre como realizar a gestão de encomendas no seu condomínio?
Entre em contato com a gente!
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